AuditaLog recalcula cada expedición según la tarifa que firmaste y la compara con lo que te han facturado. Te dice cuánto te han cobrado de más, en qué envíos y por qué —y te redacta la reclamación.
Llegan miles de líneas al mes, una por expedición. Y el precio correcto de cada una depende de la zona del destino, del peso facturable —que rara vez es el peso real—, del recargo de combustible de ese mes, del seguro, de los suplementos y de los mínimos por envío. Comprobarlo a mano es inviable, así que casi nadie lo hace.
Cada contrato tiene su factor, y algunas tarifas lo cambian según la zona. Basta con que apliquen el suyo y no el tuyo para que toda una factura se desvíe sin que se note.
Cambia cada mes según un índice publicado y una tabla de bandas, con meses de desfase. Es el concepto donde más dinero se escapa, y el más difícil de verificar a mano.
Dimensiones especiales, servicio rural, reexpediciones, mínimo por expedición. Son cargos legítimos, pero con un porcentaje y un mínimo pactados que hay que verificar uno a uno.
La auditoría de facturas de transporte es un sector maduro. Lo que pasa es que está construido para grandes cargadores: implantaciones de entre cuatro y ocho semanas, integración por EDI con tus transportistas y con tu ERP, y tarificación por factura procesada o por un porcentaje de lo que recuperan. Si mueves unos miles de expediciones al año con cuatro o cinco agencias, no encajas en ese modelo —y el consejo que da el propio sector a las empresas de tu tamaño es que lo revisen a mano.
AuditaLog existe para ese hueco.
| Proveedores de auditoría tradicionales | AuditaLog | |
|---|---|---|
| Puesta en marcha | De 4 a 8 semanas, con consultor | La misma tarde |
| Requisitos técnicos | Integración EDI o API con agencias y ERP | Ninguno. Los ficheros que ya recibes |
| Quién lo monta | Tu departamento de TI y el del proveedor | Tú, sin ayuda |
| Dónde están tus datos | En la plataforma del proveedor | En tu equipo. No se suben a ningún sitio |
| Tus tarifas negociadas | Las conoce un tercero | No salen de tu empresa |
| Coste | Por factura procesada o % de lo recuperado | Cuota fija. Lo que recuperes es tuyo |
| Volumen mínimo | Habitual | No hay |
Comparativa frente al modelo habitual de los proveedores de freight audit & payment, según sus condiciones publicadas de implantación y tarificación.
De los ficheros que ya tienes en el correo a la reclamación, sin cambiar nada de tu operativa.
El export de expediciones de tu ERP, SGA o WMS y la factura de cada agencia, en Excel o CSV PDF pronto. Las columnas se mapean una vez y se recuerdan, da igual cómo llame cada transportista a cada campo.
La matriz de peso por zona se pega directamente desde el Excel del contrato. Zonas, factor volumétrico, combustible, seguro, suplementos y mínimos. Se configura una vez por agencia.
Cada expedición se recalcula y se compara con lo facturado. Obtienes el detalle, el importe reclamable y el borrador del email para la agencia, con su Excel adjunto.
Cada expedición sale clasificada. No es un «esto está mal»: es cuánto, en qué envío y por qué.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| A reclamar | Te han facturado por encima de tu tarifa. El importe es reclamable. |
| A favor | Te han facturado de menos. Conviene saberlo antes de que lo regularicen. |
| Sin registrar | La agencia factura un envío que no consta en tu sistema. |
| Duplicado | La misma referencia facturada más de una vez. |
| Correcto | Coincide con la tarifa, dentro de la tolerancia que fijes. |
El cálculo se ejecuta entero en tu equipo. Los Excel de tus expediciones y de tus facturas no se suben a ningún servidor, ni al nuestro ni al de nadie. Tus tarifas negociadas son información confidencial —seguramente de lo más sensible que maneja tu departamento— y con AuditaLog se quedan dentro.
Es la diferencia entre auditar tus facturas y entregarle tu estructura de costes a un tercero.
Sí. Eso es precisamente lo que resuelve el mapeo de columnas: le dices una vez qué columna de su Excel es la referencia, cuál el peso y cuál el importe, y queda memorizado para esa agencia. AuditaLog admite tanto las facturas con una fila por expedición como las que traen una fila por concepto y hay que agrupar.
No. No hay nada que instalar en un servidor, ni conexiones que abrir, ni permisos que pedir. Si sabes exportar un Excel de tu ERP y descargar la factura que te manda la agencia, tienes todo lo necesario.
Es lo normal, y por eso la tarifa es configurable a fondo: matriz de peso por zona, factor volumétrico general o por zona, tabla de bandas de combustible con su desfase de meses, seguro incluido o no en la matriz, mínimos por expedición, suplementos con su porcentaje y su mínimo, y tarifa internacional por país. Si tu contrato lo dice, se puede modelar.
Vas con el detalle expedición a expedición y con el cálculo reproducible al lado del importe facturado. Una reclamación con trescientas líneas y la referencia de cada albarán es una conversación muy distinta a «me parece que me estáis cobrando de más».
Mándanos una factura de tu agencia y el export de tus expediciones de ese mes. Te decimos qué encontramos.
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